• Getting Things Done - Angelique Vijge

Druk druk druk…..

De crisis is voorbij en dat merken we, iedereen is druk. Druk druk druk… met van alles en nog wat. Ken je dat gevoel dat je met het één bezig bent, terwijl er tegelijkertijd allerlei andere dingen door je hoofd spoken? Alles wat je nog moet doen zit in je hoofd, zowel zakelijk als privé. Op zo’n moment hebben we behoefte aan structuur en overzicht.

Time management, maar ja dat is vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Time management is net als afvallen, in het begin lukt het wel maar als snel val je terug in je oude patroon. Via een ervaren GTD-er kwam ik bij het boek Getting Things Done van David Allen. Dit is hét boek als je op zoek bent naar structuur en overzicht. Zo gezegd, zo gedaan, ik heb het boek gekocht en gelezen. Ik ben het gaan toepassen en echt het is de moeite waard.

 

Getting Things Done (GTD)

De Getting Things Done methode stelt je in staat om snel informatie te filteren en wat relevant is onder te brengen in een extern betrouwbaar systeem. Zo krijg je overzicht en kan je focussen op datgene waar je NU mee bezig bent. Je kan weer productief zijn en een helder hoofd hebben.

Getting Things Done

 

Controle over je leven

David Allen heeft een mooie workflow gemaakt, om de controle over je leven terug te krijgen moeten we werken via die workflow.  De workflow bestaat uit 5 stappen:

  1. verzamelen
  2. beslissen
  3. organiseren
  4. reflecteren
  5. doen

Hieronder zal ik kort de stappen beschrijven maar wil je echt starten met de GTD methode dan raad ik je aan om het boek te kopen. In het boek beschrijft David Allen niet alleen alle stappen, maar hij leert je ook hoe je het systeem daadwerkelijk kan gebruiken.

 

Verzamel alles

Om van start te gaan met GTD moet je eerst alles verzamelen, maar dan ook echt alles. Maak hier tijd voor, dit doe je niet zomaar even tussendoor, plan een dag in dat je gaat verzamelen.

Alles moet naar je inbox, als er nog iets in je achterhoofd zit, wat ooit nog een keer gedaan moet worden,  schrijf je dat op een A4 en leg je het in je inbox. Geloof me, dat is meer dan je denkt. Er ligt altijd nog wel een briefje in een la of kast wat nog opgeruimd moet worden.

 

Beslissen

Nadat je alles hebt verzameld ga je over op beslissen. Dat betekent dat je van elk item vaststelt wat het is en wat je er mee wilt doen. Stel jezelf de vraag:

  • Wat is het?
  • Zit hier een actie in voor mij? Deze vraag kan je maar op twee manieren beantwoorden: JA of NEE
  • Nee, ga verder naar organiseren
  • Ja, kan het in minder dan 2 minuten?
    • Ja: doe het meteen
    • Nee: delegeer het of stel het uit

 

Getting Things Done - Angelique Vijge Webassistant

 

Organiseren

Nu kom je bij de kern van de Getting Things Done methode, je gaat nu alles op de juiste verzamelplaats klaarzetten.

Als er geen actie nodig is, wat blijft er dan nog over?

  • prullenbak, rommel is niet langer nodig
  • later/misschien, er is nu geen actie vereist maar misschien wel op een later stadim
  • reflectiemateriaal, nuttige informatie die later van pas kan komen

Als er wel actie is vereist kan je dit weer verdelen in:

  • projecten
  • projectplannen
  • wachten op (tot iemand anders het doet, gedelegeerd)
  • agenda (op een specifiek tijdstip iets doen)
  • eerst volgende acties (zelf doen zodra het kan)

 

Reflecteren

De magie van workflowbeheer zit hem in een consequente reflectie. Dat betekent dat je wekelijks alle lopende projecten en losse eindjes bekijkt. Op die manier zie je in één oogopslag alle acties en opties en kun je makkelijker beslissen hoe je je tijd indeelt.

 

Doen

De laatste fase van de workflow is doen. Maar hoe besluit je nu wanneer je wat moet doen. Er is altijd een lange lijst met taken die je nog moet doen, hoe maken we daar nu een keuze uit? Het antwoord is: vertrouw op je intuïtie. Uiteindelijk zul je altijd op je intuïtie moeten vertrouwen. Je kunt echter veel doen omdat vertrouwen te vergroten. Voor verdere tips over het beslissen welke acties je moet ondernemen verwijs ik je naar het boek.

Getting Things Done | Angelique Vijge Webassistant